Desde nuestro punto de vista adaptar un nuevo software de gestión es igual o más complejo que comprarse una nueva casa. Hay muchos factores a tener en cuenta para estar seguro que se toma la decisión correcta.
Por eso en este artículo os presentaremos todo lo que necesitáis saber para elegir vuestro nuevo software de gestión empresarial.
Empezaremos con definir qué es, seguido de las ventajas que os puede suponer.
A continuación hablaremos de los principales tipos de software de gestión que existen, y finalmente os daremos unos consejos sobre cómo elegir el software.
¿Estáis listos? Vamos allá.
Tabla de contenidos
¿Qué es un software de gestión empresarial?
En pocas palabras un software de gestión empresarial es un programa informático que ayuda en las tareas que se desarrollan en una empresa, como puede ser la facturación, el control de las incidencias o el control del stock.
Sin embargo, a lo largo de los años programas de gestión se han ido desarrollando hasta el punto de automatizar gran parte de los procesos y convertirse en herramientas fundamentales para una gran cantidad de empresas.
Con la conexión interdepartamental los flujos de información son constantes, lo cual ha permitido un nivel de integración nunca visto anteriormente.
Ventajas de usar un software de gestión empresarial
Ahora que tenemos claro que es un software de gestión empresarial os explicaremos algunas de las principales ventajas de contar con este tipo de programas y cómo pueden beneficiar vuestra actividad.
Ahorra tiempo
Horas incontables recopilando todos los servicios que se han realizado durante todo el mes para luego crear las facturas manualmente. Una a una. ¿Os suena?
Bien, ese es uno de los procesos que se pueden automatizar con un software de planificación empresarial.
Reduce el coste administrativo
Una de las ventajas más valoradas de los software empresarial y por lo que los utilizan muchas empresas, es que permiten reducir los costes administrativos de forma drástica.
Sacad la calculadora y poneos a contar cuánto cuesta mensualmente un trabajador que realiza tareas repetitivas como control el inventario de forma manual.
Bien, luego restad a esta cantidad el coste que tiene un software de gestión empresarial mensualmente y obtendréis el beneficio de implantar el software en esa área.
Aumenta la rentabilidad global
Si reducimos todos los gastos gradualmente a través de la automatización y a la par detectamos en qué procesos se están gastando más recursos de lo debido, conseguiremos aumentar la rentabilidad global de la empresa.
Una de las principales ventajas de un software de gestión empresarial es que (casi) todas las funcionalidades han sido diseñadas para aumentar la eficiencia de la empresa y por tanto, la rentabilidad.
Si nos basamos en los datos estadísticos facilitados por SoftDoit, podemos ver en el siguiente estudio que el 57% de las empresas que cuentan con un software de gestión empresarial están altamente satisfechas, mientras que un 32% de ellas indica como «Excelente» su grado de satisfacción.
Proporciona mayor seguridad
Tener todos los datos bajo control (y cuando digo todos es TODOS) es una tarea que en principio nos puede parecer fácil, pero a medida que una empresa crece, obtiene flujos cada vez más grandes de información.
Esto se traduce en que mucha de esta información se llega a perder, ya sea por errores humanos, una falta de protocolo o bien por un exceso de datos que no se sabe cómo almacenarlos.
Un software de gestión empresarial nos permitirá evitar todos estos inconvenientes.
Mediante protocolos de seguridad que protegen todos los datos y un sistema central de control de datos podremos estar tranquilos de que nuestra preciada información estará a bien recauda y bien organizada.
Reduce el riesgo de error humano
Equivocarnos está en nuestro ADN, pero no en la programación de un software de gestión empresarial.
El tratamiento de datos que ofrecen este tipo de programas ha sido diseñado para que no se pierda ni una coma por el camino, y mucho menos tener errores matemáticos.
Si los datos de entrada introducidos manualmente son correctos (como las fechas de entrada de los productos o los datos de contacto de un lead) el programa realizará los cálculos pertinentes con un margen de error muy cercano al cero.
Tipos de software de gestión empresarial
Las empresas tratan de ofrecer un producto para cada necesidad, y el este tipo de software no es una excepción.
Aunque existan muchos programas especializados en diferentes sectores, como el software para desguaces o el software medioambiental, las necesidades básicas de las empresas se pueden cubrir con las siguientes aplicaciones.
Software ERP y contabilidad
El software ERP (siglas de Enterprise Resource Planning), o sistema de planificación de recursos empresariales, es un conjunto de herramientas que permiten gestionar de manera global las áreas más básicas de una empresa, como la facturación, la producción o el control de stocks.
Es decir, un sistema ERP ofrece todas las funcionalidades básicas que puede necesitar cualquier tipo de empresa.
Implementar este tipo de solución nos permitirá llevar un control exhaustivo de todos los recursos, lo cual nos llevará a un incremento en la rentabilidad y el rendimiento de la compañía.
¿Os interesa saber más sobre qué es un software ERP y cómo funciona? Os animamos a consultar este artículo.
Software CRM
La esencia del software CRM (siglas en inglés de Customer Relationship Management) es poder sacarle el máximo al departamento comercial, el departamento de marketing y en general, las relaciones que tiene la empresa con los clientes.
Este tipo de software de gestión es el ideal para todas aquellas empresas que tienen un software con el que realizan la mayoría de las tareas administrativas pero necesitan un programa específico para potenciar el departamento comercial.
Pongamos un ejemplo.
Tenemos una empresa con un volumen relativamente bajo de clientes que utiliza un software muy básico para hacer facturas y tienen externalizada la contabilidad y los recursos humanos.
Recientemente han contratado dos comerciales para que aumenten las ventas y necesitan un software que les ayude a llevar un control de a quien llamar, qué usuarios están interesados y desde donde poder mandar correos electrónicos masivos.
Aquí entraría en juego un software CRM.
Software de RRHH y nóminas
El software de recursos humanos y de nóminas, como su propio nombre indica, es específico para este departamento, pero común en todos los tipos de empresas.
Con este tipo de aplicaciones se pueden automatizar una gran cantidad de procesos del departamento, como la creación de nóminas, el control horario o la gestión de EPIs.
A través de la informatización de este departamento no tan solo se consigue ahorrar tiempo, sino que podremos centrar los esfuerzos en mejorar los protocolos internos, mejorando la efectividad y plasmándose en una mejora global en el rendimiento de la empresa.
¿Quieres más información acerca del software de recursos humanos y el software para nóminas? Visita nuestro módulo laboral o nuestro modulo para nóminas.
Software de logística y gestión de almacenes
Este tipo de sistema de gestión está centrado en gestionar el departamento de logística de manera vertical.
Desde el control del stock hasta la creación de rutas automáticas para los vehículos, el software de logística y almacenes se encarga de automatizar todas las tareas con el fin de mejorar el rendimiento del departamento.
Este tipo de software de gestión empresarial permite controlar exhaustivamente los gastos del departamento mediante herramientas de gestión avanzadas.
Software de gestión documental
Un software de gestión documental permite mantener en una plataforma centralizada todos los archivos de la empresa, clasificándolos según las preferencias de la empresa y manteniéndose accesible para cualquier miembro de la compañía que los quiera consultar (y tenga permisos para hacerlo).
Este tipo de programa es especialmente útil para las empresas que han dado el salto y su base de clientes está aumentando, dando paso a una creciente necesidad de mantener la documentación organizada.
Por supuesto este tipo de software de gestión es vital para las medianas y grandes empresas, y no sólo por comodidad, ya que algunos documentos es de necesidad legal almacenarlos un cierto tiempo.
Este tipo de aplicaciones también ofrecen la seguridad de que la información siempre estará bien guardada, ya que como en el caso de SeintoSOFT, se implementan protocolos de seguridad que hacen inaccesible la documentación desde fuentes externas.
Software BPM
Frecuentemente las necesidades de una empresa superan las barreras que impone el uso de uno de los softwares anteriormente descritos.
Lo más normal en las PYMES y grandes empresas es gestionar diversos departamentos paralelamente.
A partir de esta premisa, surgieron los softwares BPM (siglas en inglés de Business Process Management), los cuales permiten gestionar todos los departamentos de manera simultánea pero utilizando una base de datos común, de modo que toda la información está interconectada.
El software de gestión BPM incluye en la misma plataforma los softwares ERP, CRM, de contabilidad, laboral, de gestión de nóminas, de logística y otras aplicaciones, de modo que todo el equipo puede trabajar bajo un mismo programa.
Pero no incluye sólo los anteriores software que hemos comentado más arriba; el software BPM permite incorporar, por ejemplo, los departamentos generales de la empresa con las órdenes de fabricación y todo el proceso productivo, o bien integrar todos los procesos de la cadena de suministro bajo un mismo software.
Un ejemplo de software BPM es SeintoSOFT, el cual te permite trabajar simultáneamente en un mismo entorno de trabajo sin que existan problemas de duplicidad de datos.
Otra ventaja de los software BPM es que al fluir la información entre los diferentes departamentos se evitan duplicidades y la información está constantemente actualizada.
Consejos para elegir un software de gestión empresarial
Elige un proveedor de confianza
Elegir un proveedor de software es lo más parecido a contraer matrimonio.
Te comprometes con una empresa para trabajar juntos durante mucho tiempo, y si existe algún problema de comunicación créeme que empezarán los problemas.
Está claro que todos queremos evitar llegar a ese punto, y por eso el primer consejo que os damos es que elijáis un proveedor de confianza.
Y con confianza no queremos decir que los tengáis que conocer en persona y ser amigos, sino que escojáis una empresa seria y que lleve algún tiempo operando en el sector.
Escoge un software de gestión empresarial que se adapte a tu empresa
Siguiendo con el símil del matrimonio, el software de gestión empresarial ha de encajar como anillo al dedo.
Puede que una empresa ofrezca un software muy completo a un precio muy alto, o por lo contrario podéis encontrar un software muy asequible pero con muy pocas funcionalidades y sin soporte técnico.
Nuestro consejo es que contéis con un software de gestión escalable, en el que podáis añadir o podáis quitar las funcionalidades en función de vuestras necesidades.
No escatimes con el presupuesto
No hace falta decir que el presupuesto es un factor muy a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión empresarial.
Frecuentemente las empresas buscan un software lo más barato posible y que cubra sus necesidades básicas actuales.
¿Pero y si la empresa crece a corto o medio plazo?
En este sentido hemos de ser conscientes de lo que podemos llegar a necesitar, ya que si elegimos un software de gestión empresarial demasiado simple, cuando crezcan nuestras necesidades habremos de volver a cambiar de programa.
Tampoco hemos de caer en el error de elegir un software con demasiadas características que no vamos a utilizar, ya que seguramente estaremos pagando de más.
Como en el caso del apartado anterior, nuestro consejo es que escojáis un software que os permita añadir funcionalidades a medida que crecen las necesidades.
Mediante este sistema sólo pagaremos por aquello que realmente utilicemos.
Prioriza la formación de tus trabajadores
Un panorama que se suele dar en el mundo del software de gestión es el de una empresa que ha comprado un flamante programa que hace de todo, pero no lo pueden utilizar porque los trabajadores no saben cómo funciona.
Y es que sólo se han preocupado de la formación en el último momento.
El resultado es que se ha de desperdiciar una gran cantidad de tiempo a marchas forzadas para aprender rápida e ineficazmente cómo utilizar las características básicas del software.
Para prevenir esto aconsejamos que elijáis un proveedor que realmente se preocupe por que sus clientes sepan cómo utilizar su software.
Lo ideal es realizar un planning de formación en el que se incluya cómo y cuándo se va a enseñar a los trabajadores a utilizar el software.
Escoge un proveedor con un buen soporte técnico
Tan importante como saber utilizar el software es tener la seguridad de un equipo de soporte técnico que resuelva todos tus problemas y dudas.
Todas las empresas suelen tener un departamento de soporte, pero lo importante no es el qué, sino el cómo.
Un proveedor que te permita llamar para realizar las consultas será mucho más cómo y eficaz que el típico sistema de “tickets”.
Hay problemas simples que se pueden resolver con un “ticket”, como una consulta sobre alguna funcionalidad, pero hay otras que requieren de contacto directo con una persona.
Adicionalmente, un equipo de soporte que nos permita llamarlos directamente generará más confianza entre los trabajadores, ya que sabrán que pase lo que pase, tendrán a alguien a quien llamar para solicitar ayuda.
Huye de los programas sin actualizar
El concepto de que una cosa es justa puede variar con el tiempo, y con ello las leyes que nos rigen a todos.
Un software de gestión empresarial se ha de ir adaptando a las leyes a medida que pasa el tiempo, o de lo contrario se corre el riesgo de acabar fuera de la ley (como pasó con la nueva ley de protección de datos de 2018, en la que muchas empresas tuvieron que cambiar de programas por el incumplimiento de dicha ley).
Otro problema de los programas que no se actualizan es que dejan de expandir sus funcionalidades.
Eso llevará con el tiempo a que simplemente se queden obsoletos, ya sea porque en el mercado han surgido nuevas funcionalidades que no se incluyen, o bien porque el diseño se ha quedado anticuado, entre muchos otros ejemplos.
Conclusiones
Ahora ya sabemos que un software de gestión empresarial nos puede ayudar a logar nuestros objetivos a medio y largo plazo a través de la optimización y la automatización.
También hemos revisado los principales tipos de software de gestión que existen en el mercado y para qué se utiliza cada uno. En este punto hemos definido el concepto de software BPM y cómo puede integrar todos los departamentos en un solo programa.
En el último apartado os hemos dado nuestros consejos para que podáis elegir el mejor software de gestión para vuestra empresa, buscando sobretodo un proveedor de confianza, con un software escalable y actualizado, con un presupuesto que se ajuste a vuestras necesidades y con un equipo de formación efectivo.