¿Qué es un ERP?
Un software ERP (las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning) es un conjunto de herramientas que permiten gestionar de manera global las áreas más básicas de una empresa, como la facturación, la producción o el control de stocks, tanto para empresas de bienes como de servicios.
Con el avance en los últimos años de las tecnologías de la información, los procesos empresariales se han ido perfeccionando gracias a herramientas que permiten automatizar tareas, encontrar errores y en general mejorar los procesos. Hoy hablaremos de la que posiblemente sea la herramienta más importante en la gestión de una empresa: el software ERP. Hoy os explicaremos qué es un ERP y para qué sirve.
¿Qué es un ERP?: Objetivos
Automatizar los procesos internos
¿Crees que merece la pena gastar incontables horas de trabajo humano cuando un software puede hacer el mismo trabajo en cuestión de minutos? Nosotros estamos convencidos de que no. Para saber qué es un ERP, debemos conocer que uno de sus principales objetivos es automatizar todas las tareas posibles, de modo que a partir de unos datos iniciales, como el registro de horas que se han dedicado a un proyecto, se puedan encadenar con los siguientes procesos, como la facturación de estas horas y el cobro automático por ficheros SEPA.
Optimización de los procesos
En ocasiones el orden de los factores sí que altera el resultado, y cuando se trata de procesos empresariales aún más. Un software ERP te permite analizar los procesos de negocio de la empresa y detectar qué se puede mejorar. Pongamos un ejemplo: una empresa tiene problemas financieros y no sabe porque, ya que tienen un volumen considerable de clientes. Pero gracias al software ERP han detectado que tienen un gran número de facturas por cobrar y que necesitan mejorar los procedimientos de facturación.
Acceso a la información de forma inmediata
Como todo lo digital, este tipo de sistema de planificación te permite acceder a la información de manera instantánea. En pocos clics podrás tener un resumen de las facturas de un trimestre o bien saber qué materiales tienes en stock. Con la centralización de todos los datos te podrás olvidar de perder tiempo buscando información en papel, y te podrás centrar en mejorar todas las actividades.
Coordinación interdepartamental
¿En qué estado se encuentra este proyecto? ¿Se ha generado ya la factura para poder empezar? Con un software ERP podrás ofrecer a cada departamento la información que necesitan en tiempo real. Al tener una misma base de datos compartida, lo cambios que se realicen en un departamento se podrán ver reflejados en todos los demás. Desde el departamento de producción se podrá acceder a los datos compartidos de los trabajadores con el departamento de recursos humanos, y desde el departamento de contabilidad se podrá acceder a las facturas creadas por administración. No hará falta tener programas de contabilidad, de recursos humanos y otros software por separado. ¿Merece la pena, verdad?
Mejora de la rentabilidad y el rendimiento de la empresa
Si se mejora el rendimiento, se puede lograr mejorar la rentabilidad, lo que se traduce en aumentar los beneficios utilizando de manera óptima los recursos disponibles. Por eso, uno de los principales objetivos de un software ERP es mejorar en primer lugar en rendimiento a través del análisis de los procesos, para en segundo lugar mejorar la rentabilidad.
Eliminación de costes innecesarios
A través del análisis y de la adaptación a las necesidades de cada empresa, se puede lograr identificar determinados elementos prescindibles y que se pueden eliminar o sustituir por otros. Otro de los objetivos de un software ERP será pues detectar todos estos costos innecesarios.
¿Qué es un ERP?: Ventajas
Un software ideal para cada empresa
Como es frecuente en el mundo del software de gestión, cada proveedor de software ERP se centra en un sector de clientes específico, ya sea por tamaño (pequeñas empresas, PYMEs o grandes empresas) o bien por sector de actividad (específico para restaurantes, para desguaces, para empresas de producción, etc). Esto conlleva que siempre encontrarás un software que encaje totalmente con tus necesidades.
Toma mejores decisiones basadas en datos
A través del análisis de los datos introducidos en todo el conjunto de la empresa a través de la gestión documental, podrás generar reportes personalizados con las áreas más críticas de tu empresa, donde la información aparece de manera clara y visual. En base a estos datos podrás tomar mejores decisiones fundamentadas y basadas en datos reales. No hace falta ser un analista de datos para entender cómo está funcionando tu negocio.
Aumenta tus beneficios
Hacer más por menos. Esa es la premisa principal para mejorar los beneficios de una empresa. Una de las ventajas de la solución ERP es que puede analizar toda la información disponible y detectar los aspectos que se han de mejorar para aumentar el margen de beneficio de tu compañía.
¿Qué es un ERP?: Desventajas
Coste inicial
Uno de los principales problemas que se encuentran las empresas cuando quieren implementar un software ERP es el precio. Normalmente se paga una cantidad estipulada al principio de la implantación, la cual va seguida por cuotas de mantenimiento. En el caso de SeintoSOFT este precio va ligado a la cantidad de funcionalidades que se requieran, de modo que el paquete de software ERP una empresa pequeña con unas necesidades muy concretas tendrá un precio menor que un software muy completo para una gran empresa.
Formación
La formación es uno de esos aspectos que no se pueden descuidar cuando se implanta un nuevo software en la empresa. El ERP suele ser una herramienta compleja, que requiere de unos ciertos conocimientos para ser utilizada, y si la empresa no se preocupa de formar a los trabajadores, no se llegará a utilizar de la forma óptima. En Seinto nos encargamos de formar a los trabajadores para que puedan empezar a utilizar cualquier módulo de nuestro software desde el primer minuto.
Adaptación
Al igual que cuando te mudas de casa, se necesita un cierto período de adaptación para que tanto los trabajadores como los procesos se adapten al funcionamiento del software. La rapidez en la que se adapta la empresa depende en gran medida del punto que hemos comentado anteriormente: la formación. Otro aspecto vital para reducir el proceso de adaptación es la rapidez de respuesta del proveedor de software, ya que un proceso de implantación rápida y efectiva ayudará a reducir en semanas e incluso meses el período de adaptación.
¿Qué es un ERP?: Implantación
No existe un método standard para implantar un software de planificación de recursos empresariales, pero si una estructura común que se suele seguir para establecer cualquier software. En SeintoSOFT estructuramos la implantación de nuestro software en 5 pasos.
Auditoría
En esta primera fase se definen las necesidades de la empresa y se correlacionan con las funcionalidades ofrecidas por el software. También se determina si es necesario desarrollar un módulo a medida para cualquier necesidad no cubierta por el software.
Instalación
En la segunda fase se instala el programa en el servidor de la empresa según los requisitos técnicos de cada sistema ERP.
Traspaso de datos
Uno de los principales problemas que se suelen encontrar las empresas cuando contratan un nuevo software es la falta de soporte con el traspaso de datos del antiguo software al nuevo. En Seinto traspasamos todos los datos cuidadosamente para no perder ni una sola coma.
Formación
La fase de formación es tan vital (o aún más) como las fases anteriores, ya que un equipo bien formado podrá utilizar todas las características del software, aumentando la productividad y el rendimiento global de la empresa.
Soporte
La última fase de la implantación será la de soporte, donde el proveedor de software se encargará de resolver cualquier duda que pueda surgir, así como corregir pequeños errores de configuración iniciales que puedan aparecer los primeros meses a partir de la instalación del software.
